vtbkultuur ProMusica²

ProMusica²

Privacyverklaring

PRIVACY VERKLARING van ProMusica²

 

Versie 16-07-2019

 

 

De themagroep van vtbKultuur ProMusica² hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over (welke gegevens we verzamelen) hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. ProMusica² houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679). 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

 Als feitelijke vereniging zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens, liefst per e-mail:

  • ProMusica²
    Stationsplein 1 b8, 8700 Tielt
    E: privacy@promusicatielt.be
    T: +32 496 860949

 

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan onze activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

 

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door ProMusica² verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Ledenadministratie en dienstverlening aan deelnemers/leden (uitvoering overeenkomst)
  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van ProMusica² (uitvoering overeenkomst)
  • Aankopen van tickets (afleveren tickets, toegangscontrole, bepaling tarieven, servicemailing voor en/of na uw bezoek, contactneming in geval van programmawijziging of annulering)
  • Verzorgen van concerten/lezingen/workshops
  • Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
  • E-zine (e-mail)
  • Occasionele e-mails met een aanbod voor voorstellingen (die direct aansluiten bij een recent bezoek)
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug te trekken.

  • Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken:
    • Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres
    • Privé contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres
    • Persoonlijke kenmerken: geboortedatum, geboorteplaats, geslacht/gender, nationaliteit
    • Aanwezigheid
    • Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

 

Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging.  Met uitzondering van:

  • Beeldmateriaal (voor public relations)
  • Contactgegevens (voor direct marketing)

Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens is niet publiceren van gerichte foto’s van u, en het niet ontvangen van ongevraagde commerciële mails.

 

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)
  • Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ...)
  • Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

 

Verstrekking aan derden - ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

  • Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties, …)
  • Verzekeringsmaatschappij

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien jij ons hier uitdrukkelijk toestemming voor geeft.  U heeft op elk moment het recht deze toestemming in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte. 

 

Bewaartermijn

ProMusica² bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).  Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

 ProMusica² verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan:

  • Persoons- en contactgegevens: maximaal 5 jaar na laatste inschrijving
  • Medische gegevens bij kinderen tot 16 jaar: worden onmiddellijk verwijderd na beëindiging van het schooljaar of bij vroegtijdige uitschrijving van het betrokken kind.

 

 Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. (…inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…)

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens ProMusica² van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Deze kennisname tot uw gegevens zijn echter strikt beperkt tot:
    • De verwerkingsverantwoordelijke (=coördinator) voor alle gegevens van alle deelnemers  activiteiten en/of leden
    • De lesgever voor de gegevens van uitsluitend zijn/haar leden
    • De ouders voor gegevens van de ingeschreven gezinsleden
    • De deelnemer voor de gegevens van zichzelf
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

 

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.

U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden.  Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. 

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken

Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

 

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming:

            Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
            Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
            E: commission@privacycommission.be

 

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

De themagroep van vtbKultuur ProMusica² kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.

<
>
x